FERPA y el acceso a los expedientes de los estudiantes

La Universidad Excelsior cumple con la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA). Esta Ley otorga a los estudiantes mayores de 18 años ("estudiantes elegibles") ciertos derechos, con respecto a sus expedientes educativos. Éstos son:

Lo son:

1. El derecho a inspeccionar y revisar los expedientes académicos del estudiante en un plazo de 45 días a partir del día en que Excelsior reciba una solicitud de acceso. Los estudiantes deberán presentar al Registrador solicitudes escritas y firmadas que identifiquen el/los expediente(s) que desean inspeccionar. El Registrador planificará el acceso y notificará al estudiante la hora y el lugar en que podrán inspeccionarse los expedientes. Si los expedientes solicitados no son mantenidos por Excelsior, el Registrador informará al estudiante de este hecho.
2. El derecho a solicitar la enmienda de los registros educativos del estudiante que éste considere inexactos o engañosos. Los estudiantes pueden solicitar a Excelsior que modifique un expediente que consideren inexacto o engañoso. Para ello, deberán escribir al Secretario, identificando claramente la parte del expediente que desean que se modifique y especificando por qué es inexacta o engañosa. Si Excelsior decide no enmendar el expediente según lo solicitado por el estudiante, Excelsior notificará al estudiante la decisión e informará al estudiante de su derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se proporcionará al estudiante información adicional sobre los procedimientos de audiencia cuando se le notifique el derecho a una audiencia.
3. El derecho a consentir la divulgación de la información de identificación personal contenida en los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que la FERPA autorice la divulgación sin consentimiento. De acuerdo con la Ley, la siguiente información del directorio se divulgará si se solicita, a menos que el Registrador de la Universidad Excelsior reciba una notificación por escrito en sentido contrario: nombre, dirección (permanente, postal, temporal y de correo electrónico), número de teléfono, estado de inscripción, programa de grado y concentración, área principal de estudio, fechas de asistencia, títulos y premios recibidos, y fecha y lugar de nacimiento. Una excepción que permite la divulgación sin consentimiento es la divulgación a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar es una persona empleada por Excelsior en un puesto administrativo, de supervisión, académico o de investigación, o de personal de apoyo (incluido el personal de la unidad de cumplimiento de la ley y el personal de salud); una persona o empresa con la que Excelsior haya contratado (como un abogado, auditor o agente de cobros); una persona que preste servicios en el Consejo de Administración de la Universidad Excelsior; o un estudiante que preste servicios en un comité oficial, como un comité de FERPA disciplinario o de quejas, o que ayude a otro funcionario escolar a realizar sus tareas. Una escuela tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un registro educativo para cumplir con su responsabilidad profesional.
4. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con supuestos incumplimientos de la FERPA por parte de Excelsior. El nombre y la dirección de la Oficina que administra la FERPA es:

Oficina de Cumplimiento de la Política Familiar
Departamento de Educación de EE.UU.
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202-5920

Los estudiantes que deseen una copia de la política de cumplimiento de la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia de la Universidad Excelsior pueden recibir esta información escribiendo a Excelsior University, Office of the Registrar, 7 Columbia Circle, Albany, New York 12203-5159. La Universidad Excelsior se compromete a proporcionar un entorno de aprendizaje libre de discriminación ilegal basada en la raza, etnia, origen nacional, edad, religión, género, orientación sexual, discapacidad física o mental, o condición de veterano de un individuo en los programas y actividades educativas que opera. Esta política cumple con el Título IX de las Enmiendas Educativas de 1971.

Derecho de acceso

Salvo algunas excepciones previstas por la ley, los estudiantes pueden ver cualquiera de sus expedientes académicos previa solicitud. El acceso se concederá previa solicitud escrita y firmada dirigida a la Oficina del Registrador. En algunos casos, los estudiantes también tienen derecho a copias (a su cargo) de todos los expedientes a los que tengan acceso. Los estudiantes tienen derecho, según los procedimientos establecidos, a impugnar la exactitud de los hechos de los expedientes y a introducir sus puntos de vista en los mismos. Los estudiantes pueden renunciar a su derecho a acceder a las recomendaciones y evaluaciones en los casos de solicitudes de empleo y de ingreso en otras facultades y universidades que se hayan incluido en sus expedientes académicos.

Listado de expedientes académicos

En la Universidad Excelsior, el registro permanente y el expediente oficial de cada estudiante son mantenidos por la Oficina del Registrador. El expediente contiene copias de los documentos relacionados con el estudiante. También puede incluir información suministrada a Excelsior, copias de las transcripciones de los trabajos académicos realizados y copias de cartas relacionadas con acciones académicas o disciplinarias tomadas contra el estudiante. Otras oficinas podrán conservar la información que sea necesaria para proporcionar servicios o asistencia a los estudiantes o para la administración de diversos programas. Los asesores académicos, otros miembros del personal y los decanos académicos también pueden conservar archivos incidentales y/u oficiales.

Divulgación de los expedientes de los estudiantes

Con varias excepciones, identificadas en los párrafos siguientes, Excelsior no puede divulgar información concerniente a los estudiantes a posibles empleadores, agencias gubernamentales, agencias de crédito u otros terceros sin el consentimiento por escrito del estudiante elegible. Los estudiantes y ex alumnos que soliciten empleo, créditos, estudios de posgrado, etc., deben proporcionar a Excelsior consentimientos por escrito, firmados y fechados, para divulgar sus expedientes, especificando los expedientes que pueden divulgarse, el propósito de la divulgación y la parte o clase de partes a quienes puede hacerse la divulgación. Excelsior ha designado las siguientes categorías de información como "información del directorio", la cual, a discreción de Excelsior, puede divulgarse sin el consentimiento del estudiante: nombre del estudiante, dirección, número de teléfono, fecha y lugar de nacimiento, estado de inscripción, programa de titulación y especialidad (área principal de estudio), fechas de asistencia, fecha de finalización y títulos y premios otorgados. Un estudiante puede solicitar que no se divulgue la información del directorio sin su consentimiento por escrito. Dichas solicitudes deben presentarse por escrito a la Oficina del Registrador en el momento de la admisión y deben incluir el nombre, la dirección, el número de identificación de estudiante, la fecha y la firma del estudiante. La Universidad Excelsior concede a sus estudiantes todos los derechos contemplados en esta ley. Ninguna persona ajena a la institución tendrá acceso a los expedientes académicos de los estudiantes, ni la Universidad Excelsior divulgará ninguna información de estos expedientes sin el consentimiento por escrito de los estudiantes, excepto, de conformidad con la Ley:

1. al personal de la institución o a los funcionarios competentes de las universidades en las que el estudiante desee matricularse;
2. a las personas u organizaciones que proporcionan ayuda financiera a los estudiantes;
3. a las agencias de acreditación en el ejercicio de su función de acreditación;
4. a personas en cumplimiento de una orden judicial o una citación legalmente emitida (siempre que Excelsior haga primero un intento razonable de notificar al estudiante);
5. a organizaciones que realizan estudios para desarrollar, validar y administrar pruebas predictivas, para administrar programas de ayuda a los estudiantes o para mejorar la instrucción;
6. a los representantes autorizados de los organismos gubernamentales federales o estatales con fines de auditoría y evaluación de los programas gubernamentales; y
7. a las personas en caso de emergencia, con el fin de proteger la salud o la seguridad de los estudiantes u otras personas.
8. a la víctima de un presunto autor de un delito de violencia o de un delito sexual no forzoso sobre los resultados finales de una audiencia disciplinaria con respecto al presunto delito.
9. a cualquier tercero los resultados finales de un procedimiento disciplinario relacionado con un delito de violencia o un delito sexual no forzoso si se determina que el alumno presunto autor ha infringido las normas o políticas de la escuela. La divulgación de los resultados finales sólo incluye: el nombre del presunto autor, la infracción cometida y cualquier sanción impuesta contra el presunto autor. La divulgación no debe incluir el nombre de ningún otro estudiante, incluida la víctima o el testigo, sin el consentimiento por escrito de ese otro estudiante.
10. Además de permitir la divulgación de la información del directorio, como se indica anteriormente, la FERPA permite la divulgación de los registros educativos sin el conocimiento o el consentimiento del estudiante bajo ciertas circunstancias. Por ejemplo, se permite la divulgación a los funcionarios de la Universidad Excelsior que tengan un interés educativo legítimo en los expedientes, lo que significa que la persona necesita la información para cumplir con sus responsabilidades profesionales, incluidas las tareas de instrucción, supervisión, asesoramiento, administración, académicas o de investigación, apoyo al personal u otras. "Los funcionarios de la Universidad Excelsior" incluyen: el profesorado; los administradores; los empleados de oficina; los empleados profesionales; los agentes de la Universidad Excelsior, como los contratistas independientes o los proveedores que desempeñan funciones en nombre de la Universidad Excelsior; y los miembros de los consejos de administración de la Universidad Excelsior; y los estudiantes que sirven en un comité oficial de la Universidad, o que ayudan a otros funcionarios de la Universidad Excelsior a realizar sus tareas. El registro educativo de un estudiante también puede ser compartido con partes externas a Excelsior bajo ciertas condiciones, incluyendo, por ejemplo, en situaciones que involucren una emergencia de salud y seguridad.

Todas estas excepciones están permitidas por la FERPA. La información se divulgará únicamente con la condición de que la parte a la que se le entregue la información no la divulgue a partes posteriores sin el consentimiento por escrito del estudiante. Además, Excelsior mantendrá registros de cualquier acceso proporcionado sin el consentimiento expreso del estudiante, y estos registros se pondrán a disposición del estudiante si lo solicita.

Aviso adicional

Este aviso no pretende ser totalmente explicativo de los derechos de los estudiantes bajo la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia. Copias de la Política de Cumplimiento de la Universidad Excelsior y de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia están disponibles en la Oficina del Registrador de la Universidad Excelsior.

Derecho a presentar una reclamación

Las consultas y reclamaciones pueden presentarse en la Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, DC 20202-4605.