FERPA y el acceso a los expedientes de los estudiantes

La Universidad Excelsior cumple con la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA). Esta ley otorga a los estudiantes mayores de 18 años («estudiantes con derecho a ello») determinados derechos en relación con sus expedientes académicos. Estos son:

Lo son:

1. El derecho a consultar y revisar los expedientes académicos del estudiante en un plazo de 45 días a partir de la fecha en que Excelsior reciba una solicitud de acceso. Los estudiantes deberán presentar ante la Secretaría Académica solicitudes por escrito y firmadas en las que se identifiquen los expedientes que desean consultar. La Secretaría Académica organizará el acceso y notificará al estudiante la hora y el lugar en los que podrán consultarse los expedientes. Si los expedientes solicitados no están en poder de Excelsior, la Secretaría Académica informará de ello al estudiante.
2. El derecho a solicitar la modificación de los expedientes académicos del estudiante que este considere inexactos o engañosos. Los estudiantes pueden solicitar a Excelsior que modifique un expediente que consideren inexacto o engañoso. Deben dirigirse por escrito al secretario académico, identificando claramente la parte del expediente que desean que se modifique y especificando por qué es inexacta o engañosa. Si Excelsior decide no modificar el expediente tal y como lo ha solicitado el estudiante, Excelsior le notificará dicha decisión y le informará de su derecho a una audiencia en relación con la solicitud de modificación. Se facilitará al estudiante información adicional sobre los procedimientos de la audiencia cuando se le notifique su derecho a la misma.
3. El derecho a dar su consentimiento para la divulgación de la información de carácter personal que figure en los expedientes académicos del estudiante, salvo en la medida en que la FERPA autorice dicha divulgación sin necesidad de consentimiento. De conformidad con la Ley, se facilitará la siguiente información de directorio previa solicitud, salvo que la Secretaría de la Universidad Excelsior reciba una notificación por escrito en la que se indique lo contrario: nombre, dirección (permanente, postal, temporal y de correo electrónico), número de teléfono, situación de matriculación, programa de estudios y especialidad, área principal de estudio, fechas de asistencia, títulos y distinciones obtenidos, y fecha y lugar de nacimiento. Una excepción que permite la divulgación sin consentimiento es la divulgación a funcionarios de la institución con intereses educativos legítimos. Se considera funcionario de la institución a toda persona empleada por Excelsior en un puesto administrativo, de supervisión, académico, de investigación o de personal de apoyo (incluido el personal de las unidades de seguridad y el personal sanitario); una persona o empresa con la que Excelsior haya celebrado un contrato (como un abogado, un auditor o un agente de cobros); una persona que forme parte del Consejo de Administración de la Universidad de Excelsior; o un estudiante que forme parte de un comité oficial, como un comité disciplinario o de reclamaciones en el marco de la FERPA, o que preste asistencia a otro funcionario de la institución en el desempeño de sus funciones. Se considera que una institución tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita consultar un expediente académico para cumplir con su responsabilidad profesional.
4. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con supuestos incumplimientos de la FERPA por parte de Excelsior. El nombre y la dirección de la Oficina que administra la FERPA es:

Oficina de Cumplimiento de la Política Familiar
Departamento de Educación de EE.UU.
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202-5920

Los estudiantes que deseen obtener una copia de la política de cumplimiento de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) de la Universidad de Excelsior pueden solicitarla escribiendo a la Universidad de Excelsior, Oficina del Secretario Académico, 7 Columbia Circle, Albany, Nueva York 12203-5159. La Universidad de Excelsior se compromete a proporcionar un entorno de aprendizaje libre de discriminación ilegal por motivos de raza, etnia, origen nacional, edad, religión, género, orientación sexual, discapacidad física o mental, o condición de veterano en los programas y actividades educativas que imparte. Esta política cumple con el Título IX de las Enmiendas Educativas de 1971.

Derecho de acceso

Salvo algunas excepciones previstas por la ley, los estudiantes pueden ver cualquiera de sus expedientes académicos previa solicitud. El acceso se concederá previa solicitud escrita y firmada dirigida a la Oficina del Registrador. En algunos casos, los estudiantes también tienen derecho a copias (a su cargo) de todos los expedientes a los que tengan acceso. Los estudiantes tienen derecho, según los procedimientos establecidos, a impugnar la exactitud de los hechos de los expedientes y a introducir sus puntos de vista en los mismos. Los estudiantes pueden renunciar a su derecho a acceder a las recomendaciones y evaluaciones en los casos de solicitudes de empleo y de ingreso en otras facultades y universidades que se hayan incluido en sus expedientes académicos.

Listado de expedientes académicos

En la Universidad Excelsior, el registro permanente y el expediente oficial de cada estudiante son mantenidos por la Oficina del Registrador. El expediente contiene copias de los documentos relacionados con el estudiante. También puede incluir información suministrada a Excelsior, copias de las transcripciones de los trabajos académicos realizados y copias de cartas relacionadas con acciones académicas o disciplinarias tomadas contra el estudiante. Otras oficinas podrán conservar la información que sea necesaria para proporcionar servicios o asistencia a los estudiantes o para la administración de diversos programas. Los asesores académicos, otros miembros del personal y los decanos académicos también pueden conservar archivos incidentales y/u oficiales.

Divulgación de los expedientes de los estudiantes

Salvo algunas excepciones, que se detallan en los párrafos siguientes, Excelsior no puede facilitar información relativa a los estudiantes a posibles empleadores, organismos públicos, agencias de crédito u otros terceros sin el consentimiento por escrito del estudiante en cuestión. Los estudiantes y antiguos alumnos que soliciten empleo, crédito, admisión en estudios de posgrado, etc., deberán proporcionar a Excelsior un consentimiento por escrito, firmado y fechado, para la divulgación de sus expedientes, en el que se especifiquen los datos que pueden divulgarse, la finalidad de dicha divulgación y la parte o categoría de partes a las que se les puede facilitar dicha información. Excelsior ha designado las siguientes categorías de información como «información de directorio», la cual, a discreción de Excelsior, podrá divulgarse sin el consentimiento del estudiante: nombre del estudiante, dirección, número de teléfono, fecha y lugar de nacimiento, situación de matriculación, programa de estudios y especialidad (área principal de estudio), fechas de asistencia, fecha de finalización, así como títulos y distinciones otorgados. Un estudiante podrá solicitar que no se divulgue la información de directorio sin su consentimiento por escrito. Dichas solicitudes deben presentarse por escrito a la Oficina del Registrador en el momento de la admisión y deben incluir el nombre del estudiante, su dirección, su número de identificación de estudiante, la fecha y su firma. La Universidad de Excelsior reconoce a sus estudiantes todos los derechos que les asisten en virtud de esta ley. Ninguna persona ajena a la institución tendrá acceso a los expedientes académicos de los estudiantes, ni la Universidad de Excelsior divulgará ninguna información de dichos expedientes sin el consentimiento por escrito de los estudiantes, salvo en los casos previstos en la Ley:

1. al personal de la institución o a los funcionarios competentes de las universidades en las que el estudiante desee matricularse;
2. a las personas u organizaciones que proporcionan ayuda financiera a los estudiantes;
3. a las agencias de acreditación en el ejercicio de su función de acreditación;
4. a personas en cumplimiento de una orden judicial o una citación legalmente emitida (siempre que Excelsior haga primero un intento razonable de notificar al estudiante);
5. a organizaciones que realizan estudios para desarrollar, validar y administrar pruebas predictivas, para administrar programas de ayuda a los estudiantes o para mejorar la instrucción;
6. a los representantes autorizados de los organismos gubernamentales federales o estatales con fines de auditoría y evaluación de los programas gubernamentales; y
7. a las personas en caso de emergencia, con el fin de proteger la salud o la seguridad de los estudiantes u otras personas.
8. a la víctima de un presunto autor de un delito de violencia o de un delito sexual no forzoso sobre los resultados finales de una audiencia disciplinaria con respecto al presunto delito.
9. a cualquier tercero los resultados finales de un procedimiento disciplinario relacionado con un delito de violencia o un delito sexual no forzoso si se determina que el alumno presunto autor ha infringido las normas o políticas de la escuela. La divulgación de los resultados finales sólo incluye: el nombre del presunto autor, la infracción cometida y cualquier sanción impuesta contra el presunto autor. La divulgación no debe incluir el nombre de ningún otro estudiante, incluida la víctima o el testigo, sin el consentimiento por escrito de ese otro estudiante.
10. Además de permitir la divulgación de la información del directorio, como se indica anteriormente, la FERPA permite la divulgación de los registros educativos sin el conocimiento o el consentimiento del estudiante bajo ciertas circunstancias. Por ejemplo, se permite la divulgación a los funcionarios de la Universidad Excelsior que tengan un interés educativo legítimo en los expedientes, lo que significa que la persona necesita la información para cumplir con sus responsabilidades profesionales, incluidas las tareas de instrucción, supervisión, asesoramiento, administración, académicas o de investigación, apoyo al personal u otras. "Los funcionarios de la Universidad Excelsior" incluyen: el profesorado; los administradores; los empleados de oficina; los empleados profesionales; los agentes de la Universidad Excelsior, como los contratistas independientes o los proveedores que desempeñan funciones en nombre de la Universidad Excelsior; y los miembros de los consejos de administración de la Universidad Excelsior; y los estudiantes que sirven en un comité oficial de la Universidad, o que ayudan a otros funcionarios de la Universidad Excelsior a realizar sus tareas. El registro educativo de un estudiante también puede ser compartido con partes externas a Excelsior bajo ciertas condiciones, incluyendo, por ejemplo, en situaciones que involucren una emergencia de salud y seguridad.

Todas estas excepciones están permitidas por la FERPA. La información se divulgará únicamente con la condición de que la parte a la que se le entregue la información no la divulgue a partes posteriores sin el consentimiento por escrito del estudiante. Además, Excelsior mantendrá registros de cualquier acceso proporcionado sin el consentimiento expreso del estudiante, y estos registros se pondrán a disposición del estudiante si lo solicita.

Aviso adicional

El presente aviso no pretende ofrecer una explicación exhaustiva de los derechos de los estudiantes en virtud de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia. Se pueden obtener copias de la Política de Cumplimiento de la Universidad Excelsior y de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia en la Oficina del Secretario Académico de la Universidad Excelsior.

Derecho a presentar una reclamación

Las consultas y reclamaciones pueden presentarse en la Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, DC 20202-4605.