FERPA y el acceso a los expedientes de los estudiantes

El Excelsior College cumple con la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA). Esta ley otorga a los estudiantes mayores de 18 años ("estudiantes elegibles") ciertos derechos, con respecto a sus registros educativos.

Lo son:

  1. El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante dentro de los 45 días siguientes al día en que el Colegio recibe una solicitud de acceso. Los estudiantes deben presentar al Secretario solicitudes escritas y firmadas que identifiquen el o los registros que desean inspeccionar. El Registrador hará los arreglos para el acceso y notificará al estudiante la hora y el lugar donde los registros pueden ser inspeccionados. Si los expedientes solicitados no son mantenidos por el Colegio, el Secretario informará al estudiante de este hecho.
  2. El derecho a solicitar la modificación de los registros educativos del estudiante que éste crea que son inexactos o engañosos. Los estudiantes pueden solicitar al Colegio la modificación de un expediente que consideren inexacto o engañoso. Para ello, deben escribir al Secretario, identificando claramente la parte del expediente que desean modificar y especificando por qué es inexacta o engañosa. Si el Colegio decide no enmendar el registro según lo solicitado por el estudiante, el Colegio notificará al estudiante de la decisión y le informará de su derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Cuando se le notifique el derecho a una audiencia, se le proporcionará al estudiante información adicional sobre los procedimientos de audiencia.
  3. El derecho de consentir a la divulgación de información personalmente identificable contenida en los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento. De acuerdo con la Ley, la siguiente información de directorio se divulgará si se solicita, a menos que el Registrador del Excelsior College reciba una notificación por escrito de lo contrario: nombre, dirección (permanente, postal, temporal y de correo electrónico), número de teléfono, estado de inscripción, programa de grado y concentración, área principal de estudio, fechas de asistencia, títulos y premios recibidos, y fecha y lugar de nacimiento. Una excepción que permite la divulgación sin consentimiento es la divulgación a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar es una persona empleada por el Colegio en un puesto administrativo, de supervisión, académico o de investigación, o de personal de apoyo (incluido el personal de la unidad de aplicación de la ley y el personal de salud); una persona o empresa con la que el Colegio ha contratado (como un abogado, auditor o agente de cobros); una persona que sirve en la Junta Directiva del Colegio Excelsior; o un estudiante que sirve en un comité oficial, como un comité de FERPA disciplinario o de quejas, o que asiste a otro funcionario escolar en el desempeño de sus tareas. Una escuela tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un registro educativo para cumplir con su responsabilidad profesional.
  4. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con supuestos incumplimientos de la FERPA por parte del Colegio. El nombre y la dirección de la Oficina que administra la FERPA es:

Oficina de Cumplimiento de la Política Familiar
Departamento de Educación de los Estados Unidos
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202-5920

Los estudiantes que deseen una copia de la política de cumplimiento de la Ley de Derechos Educativos de la Familia y Privacidad del Excelsior College pueden recibir esta información escribiendo a Excelsior College, Office of the Registrar, 7 Columbia Circle, Albany, New York 12203-5159.

Excelsior College se compromete a proporcionar un ambiente de aprendizaje libre de discriminación ilegal basada en la raza, etnia, origen nacional, edad, religión, género, orientación sexual, discapacidad física o mental, o condición de veterano en los programas y actividades educativas que opera. Esta política cumple con el Título IX de las Enmiendas Educativas de 1971.

Derecho de acceso

Salvo algunas excepciones previstas por la ley, los estudiantes pueden ver cualquiera de sus expedientes académicos si lo solicitan. El acceso se concederá previa solicitud escrita y firmada a la Oficina del Secretario. En algunos casos, los estudiantes también tienen derecho a obtener copias (a su cargo) de todos los registros a los que tengan acceso. Los estudiantes tienen derecho, según los procedimientos establecidos, a impugnar la exactitud de los hechos de los expedientes y a introducir sus puntos de vista en los mismos.

Los estudiantes pueden renunciar a su derecho de acceso a las recomendaciones y evaluaciones en los casos de solicitudes de empleo y de solicitud de ingreso en otras universidades que se hayan incluido en su expediente académico.

Listado de expedientes académicos

En el Excelsior College, el registro permanente y el archivo oficial de cada estudiante es mantenido por la Oficina del Registrador. El archivo contiene copias de los documentos relacionados con el estudiante. También puede incluir información suministrada al Colegio, copias de transcripciones para el trabajo académico completado, y copias de cartas relacionadas con la acción académica o disciplinaria tomada contra el estudiante.

Otras oficinas pueden conservar la información necesaria para proporcionar servicios o asistencia a los estudiantes o para la administración de diversos programas. Los asesores académicos, otros miembros del personal y los decanos académicos también pueden guardar archivos incidentales u oficiales.

Divulgación de los expedientes de los estudiantes

Con varias excepciones, identificadas en los siguientes párrafos, el Colegio no puede divulgar información relativa a los estudiantes a posibles empleadores, agencias gubernamentales, agencias de crédito u otros terceros sin el consentimiento por escrito del estudiante elegible. Los estudiantes y ex alumnos que soliciten empleo, créditos, estudios de posgrado, etc., deben proporcionar al Colegio un consentimiento por escrito, firmado y fechado, para la divulgación de sus expedientes, especificando los expedientes que pueden ser divulgados, el propósito de la divulgación y la parte o clase de partes a las que se puede divulgar.

El Colegio ha designado las siguientes categorías de información como "información de directorio", que, a discreción del Colegio, puede ser divulgada sin el consentimiento del estudiante: nombre del estudiante, dirección, número de teléfono, fecha y lugar de nacimiento, estado de la matrícula, programa de grado y mayor (área principal de estudio), las fechas de asistencia, la fecha de finalización, y los títulos y premios otorgados.

Un estudiante puede solicitar que la información del directorio no se divulgue sin su consentimiento por escrito. Dichas solicitudes deben presentarse por escrito a la Oficina del Registrador en el momento de la admisión y deben incluir el nombre del estudiante, la dirección, el número de identificación del estudiante, la fecha y la firma.

El Excelsior College concede a sus estudiantes todos los derechos que establece esta ley. Ninguna persona ajena a la institución tendrá acceso a los registros educativos de los estudiantes, ni Excelsior College revelará ninguna información de estos registros sin el consentimiento escrito de los estudiantes, excepto, de acuerdo con la Ley:

  1. al personal de la institución o a los funcionarios correspondientes de las universidades en las que el estudiante desea matricularse;
  2. a las personas u organizaciones que proporcionan ayuda financiera a los estudiantes;
  3. a las agencias de acreditación en el ejercicio de su función de acreditación;
  4. a personas en cumplimiento de una orden judicial o una citación legal (siempre que el Colegio haga primero un intento razonable de notificar al estudiante);
  5. a organizaciones que realizan estudios para desarrollar, validar y administrar pruebas predictivas, para administrar programas de ayuda a los estudiantes o para mejorar la instrucción;
  6. a los representantes autorizados de los organismos gubernamentales federales o estatales con fines de auditoría y evaluación de los programas gubernamentales; y
  7. a las personas en caso de emergencia, con el fin de proteger la salud o la seguridad de los estudiantes u otras personas.
  8. a la víctima de un presunto autor de un delito de violencia o de un delito sexual no forzoso sobre los resultados finales de una audiencia disciplinaria con respecto al presunto delito.
  9. a cualquier tercero los resultados finales de un procedimiento disciplinario relacionado con un delito de violencia o un delito sexual no forzoso si se determina que el estudiante que es el presunto autor ha violado las normas o políticas de la Escuela. La divulgación de los resultados finales sólo incluye: el nombre del presunto autor, la violación cometida y cualquier sanción impuesta contra el presunto autor. La divulgación no debe incluir el nombre de ningún otro estudiante, incluida la víctima o el testigo, sin el consentimiento por escrito de ese otro estudiante.
  10. Además de permitir la divulgación de la información del directorio, como se indica anteriormente, la FERPA permite la divulgación de los registros educativos sin el conocimiento o el consentimiento del estudiante bajo ciertas circunstancias. Por ejemplo, se permite la divulgación a los funcionarios del Excelsior College que tengan un interés educativo legítimo en los registros, lo que significa que la persona necesita la información para cumplir con sus responsabilidades profesionales, incluidas las de instrucción, supervisión, asesoramiento, administración, investigación o apoyo al personal u otras funciones. "Los funcionarios del Excelsior College" incluyen: el cuerpo docente; los administradores; los empleados administrativos; los empleados profesionales; los agentes del Excelsior College, como los contratistas independientes o los proveedores que desempeñan funciones en nombre del Excelsior College; y los miembros de los consejos de administración del Excelsior College; y los estudiantes que prestan servicios en un comité oficial del College, o que ayudan a otros funcionarios del Excelsior College a realizar sus tareas. El registro educativo de un estudiante también puede ser compartido con partes externas al Colegio bajo ciertas condiciones, incluyendo, por ejemplo, en situaciones que involucren una emergencia de salud y seguridad.

Todas estas excepciones están permitidas por la FERPA. La información se divulgará únicamente con la condición de que la parte a la que se divulgue la información no la revele a partes posteriores sin el consentimiento por escrito del estudiante. Además, el Colegio mantendrá registros de cualquier acceso proporcionado sin el consentimiento expreso del estudiante, y estos registros se pondrán a disposición del estudiante si lo solicita.

Aviso adicional

Este aviso no pretende ser totalmente explicativo de los derechos de los estudiantes bajo la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia. Copias de la Política de Cumplimiento del Excelsior College y de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia están disponibles en la Oficina del Registrador del Excelsior College.

Derecho a presentar una reclamación

Las consultas y reclamaciones pueden presentarse en la Family Policy Compliance Office, U.S. Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington, DC 20202-4605.