Escribir para el lugar de trabajo
Como profesor de redacción empresarial en el Excelsior College, recuerdo con frecuencia a mis alumnos que casi todas las profesiones requieren habilidades de redacción. Piensa en las consecuencias de una redacción descuidada en los siguientes casos: Un profesional de la informática hace suposiciones incorrectas sobre los conocimientos del público y omite información importante en las instrucciones paso a paso; una enfermera no comunica con claridad las instrucciones para la medicación postoperatoria; un soldado no corrige el material que comparte la información clave y las coordenadas para un próximo ejercicio; un vendedor crea un folleto para posibles clientes que está plagado de errores de ortografía y puntuación.
En el mejor de los casos, estos escenarios podrían dar lugar a un trabajo adicional, a una pérdida de tiempo o a la pérdida de un negocio potencial. En el caso de la enfermera y el soldado, las consecuencias podrían ser nefastas. Incluso si su redacción empresarial no tiene consecuencias calamitosas, no está de más familiarizarse con los recursos de redacción disponibles. Si usted está interesado en algunas herramientas útiles para la lluvia de ideas, la investigación, el esquema, la corrección y la edición, considere las siguientes sugerencias que han ayudado tanto a estudiantes universitarios como a profesionales ocupados.
Generar ideas: La lluvia de ideas es una parte importante del proceso de escritura para que usted pueda planificar lo que usted'le gustaría decir en un correo electrónico o una presentación. A algunos les resulta útil plasmar sus ideas en papel, mientras que otros utilizan herramientas como Sticky Notes o MindNode. Las Sticky Notes tienen el aspecto de una nota Post-It en la pantalla del ordenador. Las ideas pueden anotarse y guardarse en estas notas durante el proceso de lluvia de ideas. MindNode es una aplicación de mapas mentales que permite un enfoque creativo para ordenar las ideas. Cualquiera de las dos herramientas puede utilizarse y guardarse si otras tareas de trabajo compiten por su atención.
Evitar la repetición: Si usted siente que hay demasiada repetición en su escrito o que usted'le gustaría conocer una alternativa a la palabra impresionante, consulte la aplicación gratuita Power Thesaurus. Sólo tiene que introducir la palabra que usted quiere sustituir y aparecerá una lista de alternativas. En poco tiempo, usted'estará en camino a un material escrito impresionante, encantador e inspirador.
Corrección y edición: La corrección y la edición son componentes importantes en el proceso de escritura. Los errores tipográficos o gramaticales pueden hacer que el trabajo profesional sea poco profesional y, en algunos casos, ser francamente embarazoso. Si usted está confundido sobre cómo o cuándo utilizar la puntuación o necesita ayuda con la ortografía, considere el uso de Grammarly. Otro recurso de edición muy útil es la aplicación Hemingway Editor. Llamada así por el hombre que nos trajo una frase de 424 palabras, esta app ayuda con la estructura de las frases y a evitar la voz pasiva. La aplicación Hemingway ayuda a la legibilidad y, al igual que Grammarly, corrige su trabajo.
Otra práctica de edición es leer su trabajo en voz alta para ver si lo que usted escribió coincide con lo que usted cree que usted escribió. Adobe Reader o la aplicación Natural Readers pueden leer su trabajo a usted, lo que permite a usted escuchar para comprobar la claridad y la comprensión.
¿Se pregunta alguna vez usted si debe utilizar el afecto o el efecto? ¿No está seguro de cuándo usar menos y menos? Khan Academy tiene tutoriales para ayudar a los escritores a evitar los errores más comunes y breves pruebas para comprobar los conocimientos.
Recurrir a los libros: Aunque estas herramientas proporcionan una valiosa orientación, creo que la lectura es una forma fantástica de mejorar las habilidades de escritura. Lo digo porque, después de casi dos décadas ayudando a estudiantes universitarios con sus trabajos escritos, se nota inmediatamente si el estudiante es un ávido lector. También he comprobado que tanto los estudiantes como los profesionales ocupados sacan tiempo para leer y disfrutar de humoristas americanos como Mark Twain, David Sedaris, Dorothy Parker y Haven Kimmel.
Si usted está interesado en libros diseñados específicamente para ayudar a usted con la escritura empresarial, considere la posibilidad de invertir en "Grammar Girl's Quick and Dirty Tricks for Better Writing" de Mignon Fogarty (o consulte la página web) o "Business Writing Today" de Natalie Canavor. Algunos de mis estudiantes de licenciatura y de posgrado han informado de que textos de clase como "The Bedford Researcher", de Mike Palmquist, y "A Writer's Reference", de Diana Hacker y Nancy Sommers, han permanecido en sus escritorios mucho después de la graduación.
¿Por qué tanto alboroto? Nos guste o no, seremos juzgados por cómo escribimos. Desgraciadamente, la gente hace suposiciones sobre nuestro nivel de educación, experiencia o incluso nuestra atención a los detalles si somos descuidados, imprecisos o inarticulados. Considere la posibilidad de utilizar algunas o todas estas herramientas para refrescar la escritura. Recuerde, antes de que usted ponga su firma en cualquier documento, pregúntese si dejará a su empleador una impresión de usted como comunicador educado, organizado y responsable.
