El director adjunto de gestión de expedientes presta apoyo a las actividades de la Oficina del Secretario General mediante la supervisión de las funciones básicas relacionadas con los expedientes académicos, garantizando el cumplimiento normativo, velando por la integridad de los datos y prestando un servicio de alta calidad a los estudiantes, al profesorado y a los socios institucionales.

Este puesto desempeña un papel fundamental como responsable administrativo en materia de expedientes académicos y en la aplicación de las políticas académicas.

Este puesto híbrido a tiempo completo, que requiere un mínimo de dos días de presencia en la sede central de Excelsior en Albany (Nueva York) y el resto de los días de teletrabajo, depende del director de gestión de expedientes o del secretario adjunto de la Secretaría Académica. Es posible que este puesto requiera trabajar por las tardes y los fines de semana.

Funciones y responsabilidades:

• Impartir formación, orientación y supervisión al personal de gestión de expedientes
• Prestar apoyo en las evaluaciones de rendimiento, la distribución de los flujos de trabajo y el desarrollo profesional
• Supervisar la exactitud, el mantenimiento y la seguridad de los expedientes académicos en el Sistema de Información de Estudiantes (SIS)
• Garantiza el cumplimiento de la FERPA y de las normas institucionales de gobernanza de datos
• Supervisa y audita los datos en cuanto a calidad, coherencia y necesidades de presentación de informes
• Proporciona asistencia especializada para consultas escaladas de estudiantes, profesorado y personal
• Colabora con los servicios de orientación, admisiones, servicios financieros para estudiantes y las unidades académicas para resolver casos complejos
• Participa en iniciativas estratégicas y proyectos interdepartamentales
• Colabora con los equipos de TI y de investigación institucional para probar actualizaciones, mejoras e integraciones del sistema
• Elabora documentación, mapas de procesos y formación para el personal

Cualificaciones: Para desempeñar este trabajo con éxito, un individuo debe ser capaz de realizar cada deber esencial satisfactoriamente. Los requisitos enumerados a continuación son representativos de los conocimientos, destrezas y/o habilidades requeridos. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.

• Un título de grado expedido por una universidad acreditada a nivel regional
• Se requiere entre 3 y 5 años de experiencia en una oficina de registro o en un puesto relevante relacionado con operaciones académicas.
•  Sólidos conocimientos sobre la ley FERPA, las normas de acreditación y las políticas académicas
•  Experiencia con sistemas de información estudiantil.
• Una atención excepcional al detalle, capacidad analítica y habilidades para la resolución de problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación y atención al cliente.

Requisitos que se valorarán especialmente:

• Se valorará especialmente estar en posesión de un título de máster en Educación Superior, Administración Educativa o un campo relacionado.
• También se valorará contar con experiencia formal en puestos de supervisión.

El rango salarial de contratación para este puesto es62,500.00 a70,000.00 El rango salarial de contratación indicado anteriormente representa la estimación de buena fe de la Universidad en el momento de la publicación.