El coordinador del sistema de información de recursos humanos (HRIS) desempeña un papel fundamental a la hora de dar soporte y optimizar nuestro HRIS, al tiempo que colabora en las tareas administrativas generales relacionadas con los recursos humanos. Se espera que el titular de este puesto gestione y mantenga la integridad de los datos de los empleados, garantizando su exactitud y confidencialidad. El coordinador será responsable de ofrecer un excelente servicio al cliente, colaborar en la incorporación de los empleados y contribuir a la eficiencia general de las operaciones de recursos humanos.

Creemos que el trabajo debe adaptarse a su vida, y no al revés. Nuestro horario híbrido incluye dos días de presencia física en nuestra oficina de Albany, con la flexibilidad de trabajar a distancia el resto de los días. Dedique menos tiempo a los desplazamientos y más tiempo a centrarse en un trabajo significativo o en sus prioridades personales. El horario fijo es de 8:30 a 17:00, incluida una hora para comer, lo que supone una semana laboral de 37,5 horas.

Funciones y responsabilidades:

• Colaborar en la gestión y el mantenimiento del sistema de información de recursos humanos (HRIS) y de los expedientes de los empleados, garantizando el cumplimiento normativo, la exactitud de los datos, la privacidad de los mismos y su seguridad.
• Colaborar en los procesos de incorporación de empleados, lo que incluye la cumplimentación y corrección de los datos procedentes del departamento de Contratación, así como el acceso al sistema para los nuevos contratados. Garantizar que los documentos del personal se tramiten correctamente a través de los departamentos de Contratación, Incorporación y HRSD hasta su inclusión en los expedientes de UKG de los empleados. Identificar y corregir cualquier documento que falte.
• Prestar apoyo a los empleados y al personal de RR. HH. en lo relativo a las funcionalidades del sistema de información de recursos humanos (HRIS) y a las consultas sobre datos, ofreciendo un excelente servicio de atención al cliente.
• Conviértase en una persona de referencia para cuestiones relacionadas con el sistema en todas las áreas de UKG.
• Póngase en contacto con el departamento de TI si tiene algún problema relacionado con el flujo de datos hacia los sistemas posteriores, incluidos SIS, Faculty Management, Watermark y Canvas.
• Colabore con UKG y con el departamento de TI para resolver cualquier problema de acceso de los empleados.
• Actúa como administrador principal de UKG Document Manager, gestionando el acceso y colaborando en las campañas de creación automatizada de documentos.
• Ayuda a los usuarios de RR. HH. de UKG People Assist a archivar y clasificar las solicitudes de los empleados.
• Suba su currículum y sus expedientes académicos a Faculty Management o Watermark, o bien facilite el acceso para que los administradores de dichos sistemas puedan completarlos.
• Mantenga el acceso a Canvas en el antiguo SIS hasta que este quede fuera de servicio.
• Responda a los informes de auditoría de nóminas en los que se señale la falta de información sobre los empleados.
• Colaborar en la revisión salarial anual según se le solicite, lo que incluye añadir documentos a los expedientes de los empleados.
• Participar en las auditorías del sistema de información de recursos humanos (HRIS) para garantizar la integridad de los datos y el cumplimiento normativo.
• Familiarícese con los informes existentes de UKG y trabaje en la creación de nuevos informes.
• Hágase cargo de los informes trimestrales del cuadro de mando de RR. HH.
• Utilice Microsoft Excel para el análisis de datos, la elaboración de informes y las tareas administrativas.
• Colaborar en la actualización de las instrucciones relacionadas con las tareas y los proyectos del sistema de información de recursos humanos (HRIS).
• Colaborar en el desarrollo y la implementación de funcionalidades relacionadas con el sistema de información de recursos humanos (HRIS).
• Colaborar con los miembros del equipo de RR. HH. para optimizar los procesos de RR. HH. y mejorar la eficiencia operativa.

• Colaborar en la elaboración y actualización de las descripciones de los puestos de trabajo, garantizando que estén actualizadas y sean precisas.
• Gestionar las entradas de cine: comprarlas, venderlas, conciliarlas y entregar el dinero a Fiscal.
• Retire los antiguos expedientes físicos del personal que ha dejado la empresa y guárdelos en el cajón de expedientes de personal que ha dejado la empresa. Traslade los expedientes de personal que ha dejado la empresa a la sala de cumplimiento normativo. Destruya los expedientes muy antiguos de la sala de cumplimiento normativo transcurridos 7 años.
• Recupere el formulario I-9 de los empleados despedidos y trasládelo a la carpeta de expedientes cerrados. Destruya los expedientes al cabo de 1 año o 3 años desde la fecha de contratación. O bien, actualice la fecha de conservación del formulario I-9 digital cuando ya no sea necesario conservarlo.
• Distribución de los formularios W2.
• Verificación de antecedentes de los ganadores de los premios anuales.
• Otros proyectos que se le asignen.

Cualificaciones: Para desempeñar este trabajo con éxito, un individuo debe ser capaz de realizar cada deber esencial satisfactoriamente. Los requisitos enumerados a continuación son representativos de los conocimientos, destrezas y/o habilidades requeridos. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.

• Bachelor's degree from a regionally accredited college or university
• Experiencia en sistemas de recursos humanos
• Conocimientos generales sobre los principios y prácticas de la gestión de recursos humanos.
• Conocimientos prácticos sobre los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y la gestión de datos.
• Dominio de la suite Microsoft Office, incluido Microsoft Excel.
• Gran capacidad de organización y atención al detalle.
• Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y gestionar información sensible.
• Capacidad demostrada para resolver problemas.
• Experiencia en procesos de incorporación de empleados.
• Capacidad para trabajar de forma autónoma y en equipo.
• Experiencia en funciones administrativas.

Requisitos deseables:

• Experiencia con sistemas de información de recursos humanos (HRIS).
• Conocimientos sobre la elaboración de informes y el análisis de datos en sistemas de información de recursos humanos (HRIS).
• Experiencia en el ámbito de la administración de empresas.
• Experiencia en la redacción de documentación sobre procesos y sistemas.
• Entre 3 y 5 años de experiencia en un puesto de Recursos Humanos o en un puesto relacionado.

El rango salarial de contratación para este puesto es62,000.00 a66,000.00 El rango salarial de contratación indicado anteriormente representa la estimación de buena fe de la Universidad en el momento de la publicación.