El responsable de instalaciones garantiza el funcionamiento eficiente y la seguridad del campus de Albany de la Universidad de Excelsior. Esta figura actúa como punto de contacto in situ, supervisando los servicios de los proveedores, la disponibilidad de los espacios y el cumplimiento de las normas de seguridad. El responsable de instalaciones también supervisa a un pequeño equipo in situ y coordina con una empresa de gestión inmobiliaria el mantenimiento de un entorno profesional y acogedor para el personal y los visitantes. Además, el responsable de instalaciones actuará como punto de contacto para otros centros de la Universidad Excelsior a medida que se vayan estableciendo en distintas regiones de Estados Unidos.

Funciones y responsabilidades:  

Supervisión operativa

• Actuar como principal persona de contacto in situ para todas las operaciones del campus, garantizando un entorno seguro, funcional y acogedor.
• Supervisar y gestionar los servicios prestados por la empresa de administración de fincas, entre los que se incluyen la limpieza, el mantenimiento de las zonas verdes, la retirada de nieve y el mantenimiento del edificio.
• Atender los problemas urgentes que surjan en las instalaciones y coordinar las reparaciones de emergencia con los proveedores externos y la dirección.
• Supervisar las funciones principales de recepción de la institución, lo que incluye la atención a los visitantes sin cita previa, la entrega de tarjetas de identificación a visitantes y personal, y los servicios de atención telefónica en la recepción principal.
• Supervisar las operaciones del servicio de correo de la institución.
• Actuar como persona de contacto y experto en la materia para otros centros de la Universidad Excelsior que no cuenten con directores a tiempo completo.

Gestión del espacio y los recursos

• Coordinar la preparación del espacio y los servicios de los proveedores para eventos y reuniones puntuales que se celebren en las instalaciones.

Mantenimiento preventivo y cumplimiento normativo

• Asegúrese de que el equipo de gestión inmobiliaria respete los programas de mantenimiento preventivo dentro de los límites presupuestarios establecidos.
• Mantener los planes de preparación para emergencias (evacuación en caso de incendio, respuesta ante catástrofes) y desempeñar las funciones de coordinador de emergencias del centro.
• Fomente el buen mantenimiento de las instalaciones y el cumplimiento de las normas de salud, seguridad y accesibilidad.

Coordinación de proveedores y contratos

• Actuar como enlace en las relaciones con los proveedores; revisar los informes de servicio y aprobar las órdenes de trabajo en colaboración con la administración de la propiedad.
• Colaborar en las solicitudes de propuestas, la revisión de ofertas y la documentación contractual, según sea necesario.

Responsabilidades de supervisión

• Supervisar a los recepcionistas, al personal de la sala de correo y a un miembro del equipo de mantenimiento, encargándose de la planificación de horarios, la orientación y la evaluación del rendimiento.
• Fomentar una experiencia positiva y profesional en las instalaciones tanto para el personal como para los visitantes.

Otras funciones

• Actuar como coordinador suplente del centro en lo relativo a cuestiones de seguridad in situ.
• Asista a las actividades de formación continua según sea necesario.
• Desempeñar otras funciones que se le asignen para apoyar las operaciones del centro.

Requisitos: Para desempeñar este puesto con éxito, el candidato debe ser capaz de llevar a cabo cada una de las funciones esenciales de forma satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos de los conocimientos, las habilidades y/o las capacidades necesarias. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales.

• Formación: Se valorará positivamente estar en posesión de un título de grado superior o de grado en Gestión de Instalaciones, Administración de Empresas o un campo relacionado.
• Experiencia:
  • Más de tres años de experiencia en la gestión de instalaciones o de centros, preferiblemente en el ámbito de la educación superior o en entornos empresariales.
  • Experiencia en la supervisión de personal y en la gestión de las relaciones con los proveedores.
• Competencias:
  • Sólidas habilidades organizativas y de resolución de problemas.
  • Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales.
  • Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno de trabajo híbrido.
  • Dominio de la suite Microsoft Office y conocimientos sobre programas informáticos de gestión de instalaciones.

Competencias clave

• Liderazgo y gestión de equipos
• Supervisión de proveedores y contratos
• Preparación ante emergencias y cumplimiento normativo
• Orientación al servicio al cliente
• Capacidad de adaptación en un entorno de trabajo híbrido

Entorno laboral

• Puesto que se desempeña principalmente en las instalaciones, con flexibilidad ocasional para trabajar a distancia y desplazarse a otras sedes de la Universidad Excelsior.
• Se requiere capacidad para atender cuestiones urgentes fuera del horario laboral habitual cuando sea necesario.

El rango salarial de contratación para este puesto es62,354.00 a65,000.00 El rango salarial de contratación indicado anteriormente representa la estimación de buena fe de la Universidad en el momento de la publicación.